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O serviço de arquivo da Anvisa está se tornando uma referência para instituições públicas. Na última semana, representantes da Caixa Econômica Federal (CEF) visitam as instalações da Unidade de Documentação (Undoc) da Anvisa para conhecer como funciona a gestão documental, considerada referência. 

“Estamos planejando uma reforma para a instalação de um novo ambiente de conservação e preservação de acervo. Por isso, viemos conhecer a infra-estrutura da edificação, as áreas de trabalho e o caminho a percorrer para instalar uma área semelhante”, esclarece a gerente de Serviços da Centralizadora de Documentação e Informação da Caixa, Rosane Helena.

A Anvisa é pioneira na definição da Tabela de Temporalidade Documental, bem como do Código de Classificação de Documentos de Arquivos da Área-fim, ambos validados pelo Arquivo Nacional. É também a única agência reguladora a ter uma história antes mesmo de ser criada. “A Vigilância sanitária já existia desde a chegada da família real ao Brasil, em 1808”, lembra a chefe da Undoc, Cândida Aparecida Alves Santana.

Os visitantes conheceram os cerca de 2000 m² da unidade, que comportam mais de 17 mil metros de arquivos deslizantes. Os arquivos são estantes que se movimentam sobre trilhos, permitindo a abertura de um corredor móvel no lugar da consulta, bem  
diferente do sistema de arquivamento convencional, cujas estantes são fixas e necessitam de espaço entre elas.
De acordo com Cândida Santana, os arquivos deslizantes da Anvisa são o que há de mais moderno na área. “Até na ergonomia nós pensamos. Por isso as estantes, além de deslizantes, utilizam o sistema caixa-box, para que o funcionário não trabalhe carregando muito peso e tenha acesso rápido e simplificado aos documentos”, acrescenta.

O arquivo da Unidade de Documentação cresce aproximadamente 12 mil caixas-box por ano. A área lida com documentos novos e históricos. “Temos documentos históricos datados de 1878 que, além de bem guardados estão em estado satisfatório de conservação”, pontua Cândida .

Ascom/Assessoria de Imprensa da Anvisa